orderbird – Kassensystem im Test 2026

orderbird im Detail

orderbird gehört zu den bekanntesten iPad-Kassensystemen in der deutschen Gastronomie und hat sich seit der Gründung in Berlin konsequent auf die Bedürfnisse von Restaurants, Cafés, Bars, Biergärten und Food Trucks spezialisiert. Seit der Übernahme durch die Payone-Gruppe, die ihrerseits zum internationalen Zahlungsdienstleister Worldline gehört, hat orderbird Zugang zu einer leistungsstarken Payment-Infrastruktur. Das bedeutet für dich als Gastronom: Kartenzahlung und Kassensystem kommen aus einer Hand.

Wenn du einen Gastronomiebetrieb führst und ein modernes, digitales Kassensystem suchst, das ohne sperrige Hardware auskommt, ist orderbird eine der ersten Adressen. Das System läuft ausschließlich auf iPads und setzt damit voll auf den Software-Kassen-Ansatz, der in der Branche immer beliebter wird. Der Vorteil: Du bekommst regelmäßige Updates, Cloud-Zugriff auf deine Daten und eine intuitive Oberfläche, die auch neue Mitarbeiter schnell verstehen.

Funktionen im Detail

Tischverwaltung

Die Tischverwaltung ist das Herzstück von orderbird. Du erstellst deinen Saalplan per Drag & Drop direkt auf dem iPad und kannst Tische, Bereiche und Terrassen flexibel anordnen. Tische lassen sich zusammenlegen, splitten oder verschieben, wenn Gäste umsetzen. Der Status jedes Tisches ist farblich markiert, sodass du auf einen Blick siehst, welche Tische belegt sind, wo bereits bestellt wurde und wo die Rechnung fällig ist.

Bestellmanagement

Bestellungen werden direkt am Tisch auf dem iPad erfasst und sofort an den passenden Drucker in der Küche oder an der Bar gesendet. Das spart Laufwege und reduziert Fehler, die bei handschriftlichen Bons entstehen. Sonderwünsche und Extras lassen sich als Modifikatoren hinterlegen, etwa “ohne Zwiebeln” oder “extra scharf”. Gangsteuerung ist ebenfalls möglich, sodass Vorspeisen und Hauptgerichte zeitversetzt an die Küche gehen.

Personalverwaltung

Jeder Mitarbeiter meldet sich mit einem eigenen Code oder per NFC-Chip am iPad an. Du kannst individuelle Rechte vergeben, sodass Aushilfen beispielsweise keine Stornos durchführen oder Rabatte gewähren können. Die integrierte Zeiterfassung protokolliert Arbeitszeiten automatisch, was die monatliche Lohnabrechnung deutlich erleichtert. Trinkgelder lassen sich ebenfalls pro Mitarbeiter erfassen und auswerten.

Berichte & Analysen

Im orderbird-Dashboard hast du Echtzeit-Zugriff auf deine wichtigsten Kennzahlen: Tagesumsatz, Durchschnittsbon, Top-Seller-Produkte und Auslastung nach Tageszeiten. Die Berichte lassen sich nach Zeiträumen filtern und als PDF oder CSV exportieren. Besonders praktisch ist die Möglichkeit, einzelne Warengruppen zu analysieren. So erkennst du zum Beispiel, ob sich das neue Dessert lohnt oder welcher Cocktail am meisten Marge bringt.

Lieferdienst-Integration

orderbird lässt sich direkt mit Lieferando, Uber Eats und Wolt verbinden. Eingehende Bestellungen aus diesen Plattformen landen automatisch in deinem Kassensystem und werden wie reguläre Bestellungen verarbeitet. Das verhindert doppelte Eingaben und sorgt dafür, dass dein Umsatz lückenlos erfasst wird. Gerade in Zeiten, in denen Liefergeschäft einen wachsenden Anteil am Umsatz ausmacht, ist diese Integration ein echter Produktivitätsgewinn.

Einrichtung & Bedienung

Die Ersteinrichtung von orderbird ist vergleichsweise unkompliziert. Nach der Registrierung lädst du die App aus dem App Store herunter und richtest dein Profil ein: Speisekarte anlegen, Tischplan erstellen, Mitarbeiter hinzufügen, Drucker verbinden. Für die meisten Betriebe dauert das zwischen zwei und vier Stunden. orderbird bietet zudem ein Onboarding mit persönlichem Ansprechpartner an, der dich durch die ersten Schritte führt.

Die Bedienung auf dem iPad ist intuitiv gestaltet. Das Interface erinnert bewusst an Apps, die man privat kennt, was die Einarbeitungszeit für neue Mitarbeiter stark verkürzt. In der Praxis berichten viele Gastronomen, dass Servicekräfte nach ein bis zwei Schichten sicher mit dem System arbeiten. Änderungen an der Speisekarte, etwa saisonale Gerichte oder Tagesangebote, lassen sich in wenigen Minuten direkt auf dem iPad vornehmen, ohne dafür einen Techniker zu benötigen. Wer von einem älteren System umsteigt, wird die schnelle Einarbeitung besonders schätzen.

Hardware & Geräte

orderbird läuft ausschließlich auf iPads. Du benötigst mindestens ein iPad als Hauptkasse, kannst aber beliebig viele weitere iPads als Mobilgeräte für den Service einsetzen. Dazu kommen ein Bondrucker für die Küche und gegebenenfalls ein zweiter für die Bar. Als Kartenterminal bietet orderbird den orderbird PAY-Kartenleser an, der kabellos über Bluetooth funktioniert.

Die Hardware beziehst du direkt über orderbird. Eigene iPads lassen sich zwar grundsätzlich verwenden, allerdings empfiehlt orderbird bestimmte Modelle für optimale Kompatibilität. Als Zubehör sind iPad-Halterungen, Kassenladen und Küchenmonitor erhältlich. Für den Außenbereich gibt es wetterfeste iPad-Hüllen und mobile Drucker, die per WLAN oder Bluetooth angebunden werden. Ein Nachteil: Du bist beim Hardwarekauf an orderbird gebunden und kannst nicht frei am Markt einkaufen, was die Flexibilität etwas einschränkt.

TSE & Finanzamt

orderbird setzt auf eine Cloud-TSE-Lösung, die vollständig KassenSichV-konform ist. Die technische Sicherheitseinrichtung läuft im Hintergrund und erfordert keine zusätzliche Hardware. Jede Transaktion wird automatisch signiert und manipulationssicher gespeichert. Im Falle einer Kassennachschau durch das Finanzamt lassen sich alle geforderten Daten auf Knopfdruck exportieren.

Der Vorteil der Cloud-TSE gegenüber einer Hardware-TSE: Du brauchst keinen USB-Stick oder eine SD-Karte im Gerät und musst dir keine Sorgen über Hardware-Defekte an der TSE machen. Die Signierung erfolgt in Echtzeit über eine gesicherte Internetverbindung. Wer die rechtlichen Hintergründe zur TSE-Pflicht verstehen möchte, findet in unserem Ratgeber zur KassenSichV und TSE alle wichtigen Informationen.

Preise & Tarife

Die Tarife von orderbird starten ab 29 € monatlich und richten sich nach dem Funktionsumfang und der Anzahl der eingesetzten Geräte. Alle Tarife beinhalten die Cloud-TSE, regelmäßige Software-Updates und den Zugang zum Kundenportal. orderbird bietet typischerweise mehrere Pakete an:

• Starter: Ab 29 €/Monat. Enthält die Basisfunktionen wie Bestellmanagement, einfache Tischverwaltung und Cloud-TSE. Geeignet für kleine Cafés oder Food Trucks mit einer Kasse.
• Professional: Mittleres Preissegment mit erweiterten Funktionen wie umfangreicher Personalverwaltung, detaillierten Berichten und Lieferdienst-Integration. Für Restaurants mit mehreren Servicekräften.
• Enterprise: Individuelles Pricing für größere Betriebe oder Ketten mit mehreren Standorten, erweiterten Schnittstellen und persönlichem Account-Manager.

Dazu kommen einmalige Kosten für die Hardware: iPad, Drucker, Kartenleser und Zubehör. Ein Komplettpaket mit iPad, Drucker und Kartenleser liegt je nach Konfiguration zwischen 500 € und 1.200 €. Die Kartenzahlung über orderbird PAY wird pro Transaktion abgerechnet, typischerweise mit einer Gebühr zwischen 0,9 % und 1,5 % je nach Kartenart und Tarif.

Schnittstellen & Integrationen

orderbird bietet eine solide Auswahl an Schnittstellen, die für den Gastronomiealltag relevant sind. Durch die Anbindung an Buchhaltungsprogramme wie DATEV, lexoffice und sevDesk werden deine Kassendaten automatisch an die Buchhaltung übertragen. Das spart deinem Steuerberater Zeit und reduziert Übertragungsfehler.

Neben den bereits genannten Lieferdiensten (Lieferando, Uber Eats, Wolt) lässt sich orderbird mit Reservierungssystemen verbinden. Auch die Anbindung an Warenwirtschaftssysteme ist möglich, wenngleich dieser Bereich bei reinen Gastro-Kassensystemen naturgemäß weniger ausgeprägt ist als bei Einzelhandels-Lösungen. Durch die Zugehörigkeit zur Payone/Worldline-Gruppe ist die Integration von Kartenterminals besonders nahtlos gelöst. Kartenzahlungen werden direkt im System verbucht und erscheinen in den Tagesberichten, ohne dass du Transaktionen manuell zuordnen musst.

Support & Kundenservice

orderbird bietet Support per Telefon, E-Mail und Chat. Die Erreichbarkeit ist an Werktagen in der Regel gut, wobei es an Wochenenden und Feiertagen, also genau dann, wenn Gastronomen am meisten Hilfe brauchen, eingeschränkter sein kann. Bei kritischen Problemen gibt es eine Notfall-Hotline.

Die Online-Wissensdatenbank ist umfangreich und deckt die häufigsten Fragen ab. Tutorials und Video-Anleitungen helfen bei der Einrichtung und bei neuen Features. Das Onboarding mit persönlichem Ansprechpartner ist ein Plus, da du nicht komplett auf dich allein gestellt bist. Regelmäßige Webinare bieten die Möglichkeit, neue Funktionen kennenzulernen und Fragen direkt zu stellen. Dennoch berichten einige Nutzer, dass die Reaktionszeiten bei komplexeren Problemen manchmal länger ausfallen. Im Vergleich zu Anbietern mit Fachhändler-Netzwerk wie Vectron fehlt bei orderbird der persönliche Vor-Ort-Service, falls das iPad oder der Drucker mitten im Betrieb ausfällt.

Für wen eignet sich orderbird?

orderbird ist die richtige Wahl, wenn du einen Gastronomiebetrieb führst und ein modernes, iPad-basiertes Kassensystem suchst. Besonders gut passt es für:

• Restaurants und Cafés, die eine professionelle Tischverwaltung und Gangsteuerung brauchen
• Bars und Clubs, die ein schnelles, übersichtliches Bestellsystem für hohe Frequenz benötigen
• Food Trucks und Pop-up-Konzepte, die eine mobile, kompakte Lösung suchen
• Lieferservice-orientierte Betriebe, die Bestellungen aus mehreren Kanälen in einem System bündeln wollen
• Neugründer in der Gastronomie, die einen günstigen Einstieg mit professionellem System suchen
• Betriebe mit Außenbereichen und Biergärten, die ihre Servicekräfte mit mobilen iPads ausstatten wollen

Weniger geeignet ist orderbird für Einzelhändler, Dienstleister oder Betriebe mit komplexer Warenwirtschaft. Wenn du beispielsweise eine Bäckerei mit Filialstruktur und Produktion betreibst, wäre ein branchenübergreifendes System wie Vectron die bessere Wahl. Für Soloselbstständige mit kleinem Budget kann SumUp eine schlankere Alternative sein.

Fazit

orderbird hat sich als eines der führenden Gastro-Kassensysteme in Deutschland etabliert und das aus gutem Grund. Die konsequente Spezialisierung auf die Gastronomie zahlt sich in durchdachten Funktionen aus, die genau dort ansetzen, wo im Restaurantalltag die Herausforderungen liegen: schnelle Bestellannahme, zuverlässige Küchenanbindung, flexible Tischverwaltung und nahtlose Lieferdienst-Integration.

Die Bedienung auf dem iPad ist intuitiv und modern. Die Cloud-TSE funktioniert zuverlässig im Hintergrund. Die Anbindung an Buchhaltung und Lieferdienste spart im Alltag viel Zeit. Auf der anderen Seite bist du an das Apple-Ökosystem und an orderbrid als Hardware-Lieferanten gebunden. Wer ein universelles Kassensystem für Gastronomie und Einzelhandel gleichzeitig sucht, muss sich anderweitig umsehen.

Mit einem Startpreis von 29 €/Monat und der Möglichkeit, ohne große Vorabinvestitionen einzusteigen, ist orderbird besonders für Gründer und kleinere Betriebe attraktiv. Für etablierte Restaurants, die ihre Prozesse digitalisieren und Lieferdienste integrieren wollen, ist es ebenfalls eine starke Option. Insgesamt vergeben wir 4,3 von 5 Punkten und eine klare Empfehlung für Gastronomiebetriebe, die ein ausgereiftes, cloudbasiertes Kassensystem suchen.